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五個秘訣。讓我的每天三小時發揮八小時工作效率 – 在家工作者(母親)生存指南

“A person in ripped jeans working on a MacBook on the floor” by Mikayla Mallek on Unsplash

當你可以每天只花三小時工作,卻能有超過9–5上班者的效益,你會怎麼選擇?

其實很誠實地說,我還蠻常偷偷(或公開)嫉妒能出門上班八小時的老公,我常說「可不可以跟你交換?讓我出門工作八小時?」。因為我的黃金三小時,總是非常精實!分秒必爭,沒有任何偷懶的機會。這三小時內沒有Coffee Time,沒有同事間的Small Talk,就是「純工作」。不過也因此讓我多出了很多個人與家庭的時間。

在過去兩年內,我因為全時間照顧幼子,每天只有不到三個小時的工作時間,但公司仍然在Run,文章寫得更多,甚至還出了一本書。一切都發生在這「黃金三小時」內。

我沒有三頭六臂,有的可能就是打字比較快一點而已。而這也是必然的結果,因為如果你每天「只有」三小時能做事,那麼自然而然你的打字速度就會跟上你的腦袋。

以下是我幾個秘訣,希望對沒有多餘時間(例如業餘創業者、多種工作嘎著做的朋友),或單純想要縮減自己工作時間的人,有一些些幫助。

Photo by Agê Barros on Unsplash

 

找出你工作效率最佳的三個小時

每個人的生理時鐘真的大不同。對我來說,10–15之間是最適合我工作的時間,我通常最有產值的寫作時間,就是11–14,我就用這樣的時間表來安排兒子去幼稚園的時間(或在上幼稚園前找保姆也是這段時間),這會卡到午餐時間,所以如果我沒有約人吃飯,我就會在早上吃飽一點。

吃飽,睡好,是對工作效率非常重要的要件,所以「好好照顧自己」絕對是我給忙碌的在家工作媽媽第一個建議。還包括吃「什麼」也很重要。我發現自己吃了太多澱粉會昏昏欲睡,所以早晨我多吃蛋白質,少一點麵包。

有些人喜歡或必須在晚上工作,那就要確保那段時間你仍舊有充足精力(有些時候『疲憊』是讓人無法有生產力最主要的原因),還包括工作完畢還能睡得著。我就是發現自己在晚上工作常常就睡不著覺,早上六點兒子叫我起床的時候都很想要往生,所以完全改掉晚上開電腦寫文的習慣。

基本上我在三點接了兒子之後就完全不工作,頂多回覆重要的訊息(我私人時間也只收那麼幾位核心夥伴的私訊,減少對私人生活的干擾),除非有真正「緊急」到無法明天處理的事情,我才會「加班」。

Photo by Kinga Cichewicz on Unsplash

把「思考」與「管理」工作分開

我發現很多人之所以工作效率低,是因為往往在該獨處的時候與很多人互動,該與人互動的時候又陷在自己的思維裡頭爬不出來。

如果你在寫企劃或文章的時候,臉書和LINE訊息一直來干擾,那或許考慮改掉這個習慣會對你幫助非常大。

我在工作的時間基本上會以「思考型工作」為主,十分安靜地把今日該完成的企劃案、文章、網站內容、表格等等完成。這段時間內,原則上完全不與人互動也不收Email。就算需要處理「管理型工作」,我也會用「安排線上會議」或「寫Mail」的方式來進行(用思考來引導管理),而不是三小時不斷的訊息互敲

但我會特別在一周內,保留至少一天的時間,完全不做思考型工作,把該要聯繫的人敲一敲,不緊急卻重要的信件回一回,甚至打電話和夥伴討論一些接下來的規劃。通常我會安排在週五,這時的溝通給人一點時間去反芻回應,也會帶動下週做「思考型工作」時的方向微調。聯繫的最後說聲「週末愉快!」,也是強調「請不要在週末找我,我在休息」的一種方式。

隨時暖機:閱讀、聽錄音檔、思考

有人問過我「要進入『心流』狀態的時間太長怎麼辦?」,我的回答是:隨時讓自己在「暖機狀態」。

我在通車或走路的時候習慣聽錄音(Medium audio 上面就有很多精彩的內容)和閱讀(紙本數位均有)。

重視你用什麼餵養自己的腦袋!

在過去我會滑臉書來看很多的新知新聞好文,但隨著臉書平台的型態轉變,我開始覺得那邊的訊息我得要「過篩」的比例過高!所以我只有在晚上休息的時候會滑臉書和IG,平時「待機時間」就選擇我訂閱的幾個平台來看文章。這節省了我很多時間,也平靜我的情緒(有時候看到一些網路文章和新聞真的會腦充血)。

「吸收資訊」並不等於「學習」,更不等於「思考」。低品質的資訊過多,有時反而會減緩我們的自主學習速度,降低我們思考的能力。

有時看到高品質的文章,會讓人血脈噴張,文思泉湧。這時候記錄下來好點子,當坐下來工作的時候,就有源源不斷的創意與主題了。

以這篇文章為例,我已經思考了至少三個禮拜,這邊一點,那邊一點,有閱讀的迴響或內容的想法,都把它們記錄下來。等到我真的敲鍵盤寫這篇文章,從下標題到寫到目前為止,我花了25分鐘。

“Google Play music app on a smartphone with earphones on a wooden surface” by William Iven on Unsplash

少即是多:只説你說出來特別有價值的話,只做你做出來特別有價值的事

這是我過去半年多的深刻體會。每個人都有很多話想講,都有很多事想做,然而如果這些話這些事,其實不需要「我」來說來做,我幹嘛浪費時間?

例如我經營個人網站和臉書專頁,並不需要「每一個社會議題」都發表個人高見吧?!寫一篇豐富的臉書文也需要個半小時時間,但這個藝人外遇我也要講一下,那個公眾人物怎麼教小孩我也要唸一下,那我是有多少「半小時」讓我浪費?

或如我扮演老闆的角色,每天都會看到公司有很多不足的地方,這也想改那也想做,但是我們的夥伴是有多少力氣去回應這千百萬個「這個調整一下」?

Choose your battle to fight! 是我常提醒自己的。不要選一場不是自己的戰爭去打,就算贏了,也是耗盡精力啊!

讓噪音遠離你

這噪音包括不重要的訊息。

我在工作時間只回覆不同事業中「總共」五位核心夥伴的訊息,其他的等我忙完「思考型工作」後再來回。我也只接我老公、女兒、幼稚園,和我媽媽與妹妹的電話。

我一天只收發兩次Email。一早掃一下有沒有「核電廠爆炸」之類的緊急又重要事件要滅火,沒有就「只看都不回」。接著忙完「思考型工作」後收一次,順便回覆當日該回的信件,而且手腳要快。一開始這樣做的時候,的確有夥伴會呱呱叫,但是現在他們也習慣了。我都是固定時間聯繫,這也讓大家知道固定時間找得到我,也是一種安全感。

你說在家裡,孩子就是噪音啊!的確是啊,所以在家工作的爸媽對於「真實噪音」的忍耐力其實還挺高的。我現在的確只在孩子不在的時間工作,因為三歲兒的噪音實在不小,加上與孩子再一起的時候,對我來說就是專心的家庭時光。

以上這些小撇步,希望能有幫助。現在我寫了45分鐘,該停筆了!下班接小孩去。

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